Das Programm von allen testen lassen, die damit arbeiten müssen

Marcus Baer, IT-Spezialist der Berliner Zahnarztpraxis KU 64 (Mitte) im Gespräch
mit Fachjournalistin Hedi von Bergh und Jens Matthey, CGM Dentalsysteme Berlin

 

Der Umstieg auf eine neue Praxisverwaltungssoftware ist für eine Zahnarztpraxis, egal welcher Größe, immer eine besondere Herausforderung und ein Schritt, den viele wegen der damit verbundenen möglichen Risiken und Umstellungen gerne so weit wie möglich nach hinten schieben. Marcel Baer, IT- und Technik-Chef der Berliner Zahnarztpraxis KU64 – Die Zahnspezialisten und In- haber der Service-Firma TechnikDoc-IT Berlin/Brandenburg gibt im nachfolgenden Interview Auskunft über den Umstieg der Berliner Praxis von der Z1-Software auf die CGM Z1.Pro in Zusammenarbeit mit der CGM Dentalsysteme.

Haben Sie Ihren Chef beglückwünscht oder haben Sie innerlich geflucht, als Sie von der Umstellung auf Z1.PRO erfahren haben?
Marcel Baer: Beides nicht, denn ich habe Herrn Dr. Ziegler empfohlen, auf CGM Z1.Pro umzusteigen. Allerdings erst, nachdem ich mich von den Vorteilen überzeugt hatte. Da-zu waren nicht nur viele Gespräche mit Jens Matthey von CGM Dentalsysteme Berlin notwendig. Ich habe auch genau hingehört, als Dr. Ludwig Hermeler aus Mesum beim CGM-Jahrestreffen 2016 in einem beeindruckenden Vortrag über die Umstellung von Z1 auf CGM Z1.Pro berichtete und die vielen Vorteile für seine Praxis exakt mit Screenshots belegte. Für die Entscheidung war letztlich auch ausschlaggebend, dass hilfreiche Innovationen nur noch für CGM Z1.Pro entwickelt werden. Damit war es für KU64 unumgänglich, auf das neue Programm umzusteigen. Von der Entscheidung für das Upgrade bis zur Umstellung hat es übrigens nur maxi-mal sechs Monate gedauert.

Wie wurden Sie und das Praxisteam auf die Umstellung vorbereitet?
Baer: Für das Upgrade auf CGM Z1.Pro war zunächst Frau Mohr, Schulungsmitarbeiterin von CGM Dentalsysteme, für einen zwei-stündigen Crashkurs hier in der Praxis. Da-ran teilgenommen haben Verwaltung, Management und die Telefonabteilung. Ihnen wurde ein erster Eindruck von CGM Z1.Pro, seiner neuen Optik und den neuen Funktionen vermittelt. Wir haben ja in KU64 eine sehr gute Infrastruktur, sodass sich alles, was hier läuft, virtuell testen lässt. Ich habe deshalb im Vorfeld der Umstellung eine Kopie vom eigentlichen Z1-Server gemacht und auf diesem sogenannten Autonom das Upgrade auf CGM Z1. Pro durchgeführt und zweimal durchgetestet. Die Tests verliefen absolut problemlos. Wesentlich beeindruckender – aber mit dem gleichen Ergebnis – waren allerdings die Live-Testläufe mit echten KU64-Patientendaten. Diese Tests haben wir in großer Runde durchgeführt, und alle waren fasziniert von der Möglichkeit, CGM Z1.Pro mit echten Patientendaten sozusagen „real“ zu testen. Es war überzeugend, die Funktionalität der neuen Software mit unseren eigenen Patientendaten in mehreren Live-Testläufen unter die Lupe zu nehmen und fest-zustellen, dass alles perfekt und störungsfrei funktioniert.

KU64 ist mit 24 Zahnärzten, 23 Behandlungszimmern und 110 Mitarbeitern eine riesige Praxis. Hatten Sie wegen der hohen Anforderungen mit Problemen gerechnet, und sind überraschend welche aufgetaucht?
Baer: Von der technischen Seite hatte ich aufgrund der intensiven Vorbereitung mit null Problemen gerechnet – dabei ist es auch geblieben. Überrascht hat mich allerdings die zunächst insbesondere vom Verwaltungsteam gezeigte kritische Haltung zur veränderten Optik der neuen Software. Was zeigt: Das gesamte Team muss so früh wie möglich mit ins Boot geholt werden, damit jeder Einzelne Zeit hat, sich an die neue Optik zu gewöhnen.

KU64 arbeitet sieben Tage in der Woche und hat täglich zehn bis zwölf Stunden geöffnet – mussten Sie Nachtschichten für das Upgrade einlegen?
Baer: Wir haben bisher jedes Update nachts gefahren und auch beim Upgrade auf CGM Z1.Pro etwa um 21 Uhr mit den Backups begonnen. Danach ging alles ziemlich schnell: Obwohl ich an jedem Rechner das Remote angestoßen habe und damit sicher sein konnte, dass am nächsten Tag alles hundert-prozentig läuft, war die Umstellung nach drei Stunden erledigt. Für den Notfall standen übrigens die Herren Matthey und Friegin von CGM Dentalsysteme im Background zur Verfügung. Sie hätten im Falle eines Falles jederzeit ein-greifen können. Mussten sie aber nicht, denn alles hatte perfekt geklappt, und sie konnten gegen 23.30 Uhr beruhigt nach Hause fahren. Einen weiteren Support leistete CGM Dentalsysteme sofort nach der Umstellung: Da war Frau Mohr jeweils zum Schichtbeginn für vier Stunden im KU64. Sie hat unsere Mitarbeiterinnen bei laufendem Praxisbe-trieb unterstützt. So konnte sie zum Beispiel helfen, die Buttons, die bei CGM Z1.Pro an eine andere Stelle gerückt sind, wiederzu-finden – innerhalb von 30 bis maximal 45 Minuten hatte das jeder begriffen.

Musste neue Hardware angeschafft werden?
Baer: Bei uns ist das ja nicht relevant, weil wir alles virtuell aufgesetzt haben, das heißt, wir können die Performance immer pro-blemlos dazugeben. Aber auch für eine Pra-xis, die einen physikalischen Server hat und wo die Hardware nicht so schnell erweiterbar ist, ist keine neue Hardware erforderlich. Es sei denn, die Praxis verfügt über veralte-te Monitore/PCs ohne HD-Auflösung.

Sie scheinen rundherum zufrieden zu sein …
Baer: Ja – aus IT-Sicht bin ich rundherum zufrieden. Ich möchte aber darauf hinweisen, dass ich das Programm nur verwalte und nicht generell damit arbeite. Aus der Sicht eines IT-Spezialisten und der Verwaltung sowie vom Stress empfinden her ist es für mich sehr einfach geworden: CGM Z1.Pro arbeitet zuverlässig und störungsfrei – trotz der Riesenmengen an Daten, die im KU64 täglich bewegt werden.

Wie gestaltete sich die Einbindung  der zahnmedizinisch-technischen  Infrastruktur?

Baer: Im Röntgenraum musste ich die An-wendung nur einmal neu installieren und die Zuordnung neu treffen – also wirklich nur zwei Klicks.
Nicht jede Praxis hat einen eigenen
IT-Manager – was würden Sie einer Zahnarztpraxis aufgrund ihrer bisherigen Erfahrungen mit CGM Z1.Pro raten? Worauf sollte die Praxis besonders achten?
Baer: Für mich war das Upgrade auf CGM Z1.Pro vergleichbar einfach wie ein Z1-Up-date. Dennoch rate ich dazu, vor der Umstel-lung ein Back-up durchzuführen und das neue Programm von allen durchtesten zu lassen, die sowohl mit der Praxis-Hard- als auch der Software zu tun haben beziehungs-weise sie verwalten. Am besten ist es aber, die Umstellung gemeinsam mit CGM Den-talsysteme vorzunehmen und das Praxis-team gut darauf vorzubereiten.

 

hier der Link zum ganzen Beitrag:

http://www.zwp-online.info/de/zwpnews/dental-news/branchenmeldungen/praxiskultur-ganz-anders

Hier der Link zum MVZ KU64 Dr. Ziegler & Partner

http://ku64.de/

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